Welche Frist gilt für Vermieter bei der Betriebskostenabrechnung?

Die Frist für die Betriebskostenabrechnung des Vermieters beträgt zwölf Monate: Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Versäumen Sie die Frist, können Sie in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen. Dieser Beitrag erklärt, wie Sie die Frist berechnen, wann Ausnahmen gelten und wie Sie die Zustellung belegen.

Kurz gesagt

• Die Abrechnung muss dem Mieter bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden.
• Danach ist eine Nachforderung grundsätzlich ausgeschlossen.
• Ausnahme: Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten.
• Der Mieter hat seinerseits zwölf Monate ab Zugang für Einwendungen.

Welche Frist gilt für die Betriebskostenabrechnung des Vermieters?

Die Frist regelt das BGB im Mietrecht. Nach dem Gesetzestext ist die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen. Die Betriebskostenabrechnung ist für den Vermieter also an eine klare Frist gebunden.

Der Abrechnungszeitraum ist meist ein Jahr, oft das Kalenderjahr. Endet der Zeitraum zum Jahresende, muss die Abrechnung bis zum Jahresende des Folgejahres beim Mieter angekommen sein. Bei einem abweichenden Abrechnungszeitraum endet die Frist zwölf Monate nach dem Ende dieses Zeitraums, also zu einem anderen Datum.

Die Abrechnungsfrist ist keine Zahlungsfrist. Sie sagt nur, bis wann der Mieter die Abrechnung erhalten haben muss. Wie lange der Mieter für eine Nachzahlung Zeit hat, steht im Mietvertrag oder in der Abrechnung selbst und richtet sich nach dem Einzelfall.

Was passiert, wenn der Vermieter die Abrechnungsfrist verpasst?

Nach Ablauf der Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen. Das gilt, es sei denn, der Vermieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. Eine Nachzahlung, die sich aus der Abrechnung ergäbe, können Sie dann in der Regel nicht mehr verlangen.

Hat der Mieter dagegen zu viel vorausgezahlt, bleibt sein Guthaben ein Thema. Eine verspätete Abrechnung hilft dem Vermieter also nicht, belastet ihn aber unter Umständen weiter.

Nach Fristablauf lässt sich die Abrechnung außerdem nicht mehr zu Ihren Gunsten korrigieren, etwa weil Sie eine Kostenposition vergessen haben. Prüfen Sie die Abrechnung deshalb vor dem Versand sorgfältig. Wie sich die Folgen im konkreten Fall auswirken, lassen Sie im Einzelfall prüfen, zum Beispiel durch einen Rechtsanwalt oder Ihren Vermieterverband.

Wann darf der Vermieter trotz Fristablauf noch abrechnen?

Die Ausnahme betrifft Verspätungen, die der Vermieter nicht zu vertreten hat. Nach Haus & Grund Schleswig-Holstein liegt das etwa vor, wenn die Abrechnung nicht oder erst deutlich verspätet möglich war, weil der Mieter die Ablesung eines Zählers nicht zugelassen hat. Dann kann der Vermieter verspätet abrechnen.

Vorsicht gilt bei Dienstleistern: Ob und wann eine Verspätung der Abrechnungsfirma oder der Verwaltung dem Vermieter zugerechnet wird, hängt vom Einzelfall ab. Verlassen Sie sich deshalb nicht darauf, dass eine verspätete Lieferung durch einen Dienstleister Sie gegenüber dem Mieter entlastet, und lassen Sie solche Fälle von einer Rechtsberatung oder dem Haus-und-Grund-Verein prüfen.

In der Praxis heißt das: Halten Sie fest, wann Sie Unterlagen angefordert, Ablesungen angekündigt und Dienstleister erinnert haben. Ob eine Verspätung tatsächlich entschuldbar ist, entscheidet sich im Einzelfall. Lassen Sie das im Einzelfall prüfen.

Wie lange hat der Mieter Zeit für Einwände gegen die Abrechnung?

Diese Widerspruchsfrist beginnt also erst mit dem Zugang. Die Dauer ist dieselbe wie bei der Abrechnungsfrist, aber die Fristen laufen unabhängig voneinander.

Für Vermieter bedeutet das: Bei der Betriebskostenabrechnung ist der Zugangszeitpunkt für die Frist doppelt wichtig. Er entscheidet über Ihre Frist und über den Beginn der Einwendungsfrist des Mieters. Bewahren Sie Belege, Rechnungen und Zählerstände so lange auf, dass Sie Rückfragen noch beantworten können.

Zur Verjährung von Ansprüchen gelten weitere gesetzliche Regeln, die sich nach der Art des Anspruchs richten. Eine verbindliche Einordnung gehört in die Hand eines Rechtsanwalts oder Ihres Vermieterverbands.

Wie belegt der Vermieter den Zugang der Betriebskostenabrechnung innerhalb der Frist?

Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht der Tag, an dem Sie die Abrechnung abschicken. Planen Sie die Zustellung daher deutlich vor dem Fristende.

So dokumentieren Sie den Zugang:

• Übergabe gegen schriftliche Empfangsbestätigung des Mieters
• Einwurf durch einen Zeugen, der Datum, Uhrzeit und Inhalt des Umschlags festhält
• Versand per Einschreiben mit Nachweis über die Zustellung
• Kopie der Abrechnung samt Anschreiben in der Akte

Welche Form im Einzelfall am sichersten ist, hängt vom Mietverhältnis ab. Fragen Sie im Zweifel Ihren Vermieterverband oder einen Rechtsanwalt.

Checkliste: So halten Sie die Abrechnungsfrist sicher ein

Wer die Abrechnung selbst erstellt oder abgibt, spart sich Ärger mit einem festen Ablauf. Haus & Grund Schleswig-Holstein empfiehlt, die Verwaltung etwa sechs Monate nach Ablauf des Wirtschaftsjahres an die umgehende Erstellung zu erinnern. Das gilt vor allem, wenn Sie einen Dienstleister beauftragt haben.

1. Fristende notieren: Ende des Abrechnungszeitraums plus zwölf Monate, dazu ein Puffertermin deutlich davor.
2. Belege sammeln: Rechnungen der Versorger, Zählerstände, Verträge.
3. Nach etwa sechs Monaten beim Dienstleister oder der Verwaltung nachfragen und schriftlich festhalten.
4. Abrechnung vor dem Versand auf Vollständigkeit prüfen, denn Nachbessern zu Ihren Gunsten ist nach Fristablauf nicht mehr möglich.
5. Zustellung so wählen, dass der Zugang belegbar ist, und den Nachweis ablegen.

Gerade bei komplexen Abrechnungen mit mehreren Mietern, Gewerbeeinheiten oder Wohnungseigentum lohnt sich ein fester Zeitplan. Mehr zum Ablauf finden Sie im Beitrag Nebenkostenabrechnung erstellen lassen: Kosten, Ablauf.

Häufige Fragen

Betriebskostenabrechnung und Frist: Unterstützung für Vermieter

Schreiben Sie uns einfach über unsere Kontaktseite.