Welche Aufgaben hat eine WEG-Verwaltung? Der Überblick

Die Aufgaben einer WEG-Verwaltung reichen von der Buchführung über die Betreuung des Gebäudes bis zur Leitung der Eigentümerversammlung und der rechtlichen Vertretung der Gemeinschaft. Grundlage ist das Wohnungseigentumsgesetz. Dieser Beitrag ordnet die Aufgaben nach Bereichen und gibt Ihnen eine Checkliste an die Hand.

Kurz gesagt

• Der Verwalter ist notwendiges Organ der Gemeinschaft und vertritt sie nach außen.
• Die Aufgaben lassen sich in kaufmännische, technische, organisatorische und rechtliche Bereiche gliedern.
• Ohne Beschluss darf er nur Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung sowie fristwahrende oder nachteilabwendende Maßnahmen treffen.

Welche Aufgaben hat eine WEG-Verwaltung im Kern?

Der Verwalter vertritt die Eigentümergemeinschaft nach außen, etwa gegenüber Handwerkern, Versorgern und Ämtern. Welche Aufgaben im Einzelnen dazugehören, beschreibt der Vdiv.

Für Eigentümer ist das wichtig: Der Verwalter handelt für die Gemeinschaft, nicht nach eigenem Gutdünken. Was er darf und muss, folgt aus Gesetz, Verwaltervertrag und Beschlüssen.

In der Praxis teilt man die Aufgaben einer WEG-Verwaltung in vier Bereiche ein:

Kaufmännische Aufgaben: Was gehört zu Geld und Abrechnung?

Der kaufmännische Teil ist der Alltag jeder Verwaltung. Der Verwalter führt die Buchhaltung der Gemeinschaft, überwacht die Geldeingänge und Geldausgänge und bezahlt Rechnungen, nachdem er sie geprüft hat.

Jedes Jahr stehen zwei Dokumente an: der Wirtschaftsplan für das kommende Jahr und die Jahresabrechnung für das vergangene. Der Wirtschaftsplan bestimmt, wie hoch die Hausgelder sind. Die Abrechnung zeigt, was tatsächlich ausgegeben wurde und wie sich die Kosten auf die Einheiten verteilen.

Als Eigentümer sollten Sie darauf achten, dass die Abrechnung nachvollziehbar ist. Kosten sollten sich Positionen zuordnen lassen, und Belege müssen auf Nachfrage einsehbar sein. Bleibt etwas unklar, fragen Sie vor der Versammlung nach, nicht erst danach.

Technische Aufgaben: Wie kümmert sich der Verwalter ums Gebäude?

Zu den technischen Aufgaben gehören die Überwachung des Objekts, wenn nötig durch regelmäßige Begehungen, und die Erfassung von Verbrauchswerten für Heizung, Wasser und Strom. Dazu kommen Planung, Vergabe, Überwachung und Abrechnung von Erhaltungs- und Sanierungsarbeiten sowie die Wahrnehmung von Verkehrssicherungspflichten.

Ein Beispiel: Zeigt sich bei einer Begehung ein Schaden am Dach, holt der Verwalter Angebote ein, bereitet die Entscheidung für die Versammlung vor und beauftragt nach dem Beschluss den Betrieb. Er überwacht anschließend die Ausführung und prüft die Rechnung.

Verkehrssicherungspflichten betreffen zum Beispiel sichere Zugänge und Treppenhäuser. Der Verwalter sorgt dafür, dass die nötigen Dienstleister beauftragt sind. Die Arbeit selbst führen meist Hausmeister und Fachbetriebe aus, er organisiert und kontrolliert sie.

Organisatorische und rechtliche Aufgaben: Versammlung, Verträge, Vertretung

Zu den organisatorischen Aufgaben einer WEG-Verwaltung zählt die Eigentümerversammlung: einladen, Tagesordnung erstellen, leiten und das Ergebnis festhalten. Wie so eine Versammlung abläuft, erklärt ein eigener Beitrag. Wichtig ist, dass Beschlüsse sauber protokolliert und für die Eigentümer nachvollziehbar dokumentiert sind.

Die rechtlichen Aufgaben umfassen die rechtliche Vertretung der Gemeinschaft, die Beachtung der rechtlichen Rahmenbedingungen, die Verhandlung mit Ämtern, den Abschluss und die Prüfung von Verträgen sowie die Einleitung von Klagen bei Zahlungsrückstand und die Mitwirkung bei Gerichtsterminen.

Das heißt: Zahlt ein Eigentümer sein Hausgeld nicht, muss der Verwalter nicht tatenlos zusehen. Er kann im Namen der Gemeinschaft vorgehen. Für Rechtsfragen im Einzelfall wenden Sie sich an einen Rechtsanwalt mit Schwerpunkt Wohnungseigentumsrecht.

Wann darf der Verwalter ohne Beschluss handeln?

Der Verwalter ist berechtigt und verpflichtet, Maßnahmen ordnungsmäßiger Verwaltung zu treffen, die von untergeordneter Bedeutung sind und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen. Das gilt auch für Maßnahmen, die zur Wahrung einer Frist oder zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind.

Praktisch heißt das: Eine kleine Reparatur von untergeordneter Bedeutung oder eine Notmaßnahme zur Abwendung eines Nachteils kann der Verwalter ohne Beschluss veranlassen. Größere Maßnahmen mit erheblichen Kosten brauchen einen Beschluss.

Wo genau die Grenze liegt, hängt vom Einzelfall, von der Größe der Anlage und von Beschlüssen der Gemeinschaft ab. Viele Gemeinschaften legen deshalb in einem Beschluss fest, bis zu welcher Auftragshöhe der Verwalter allein entscheiden darf. Das schafft Klarheit für beide Seiten.

Selbstverwaltung oder professionelle Verwaltung?

Auch ohne Fachverwalter müssen alle genannten Aufgaben erledigt werden. In einer selbstverwalteten Gemeinschaft übernehmen Eigentümer Buchhaltung, Abrechnung, Versammlungen und Auftragsvergabe selbst, ehrenamtlich und mit persönlicher Haftung für Fehler. Bei wenigen Einheiten und fachkundigen Eigentümern kann das funktionieren.

Mit wachsender Anlage, Streit um Zahlungen oder größeren Sanierungen wird es anspruchsvoll. Dann spricht vieles für eine professionelle Verwaltung, die Abläufe, Fristen und Rechtsfragen täglich im Blick hat.

Ein Qualitätsmerkmal ist die Zertifizierung. Seit 1. Dezember 2022 kann jeder Wohnungseigentümer einen zertifizierten Verwalter verlangen. Mehr dazu im Beitrag Zertifizierter Verwalter nach § 26a WEG.

Checkliste: Wie prüfen Sie, ob Ihre Verwaltung alles erledigt?

Mit diesen Fragen sehen Sie schnell, ob die Aufgaben der WEG-Verwaltung bei Ihnen sauber erledigt werden:

• Erhalten Sie Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung verständlich aufbereitet?
• Wird mindestens einmal im Jahr eine Eigentümerversammlung durchgeführt, und kommt das Protokoll zeitnah?
• Gibt es dokumentierte Begehungen des Gebäudes?
• Werden Angebote für größere Arbeiten eingeholt und verglichen?
• Wird bei Hausgeldrückständen konsequent nachgefasst?
• Ist der Verwalter für Rückfragen gut erreichbar?

Fällt Ihnen bei mehreren Punkten ein Nein auf, sprechen Sie das zuerst offen an. Ändert sich nichts, kann die Gemeinschaft den Verwalter wechseln; wie das geht, steht im Beitrag Hausverwaltung wechseln: so gelingt es.

Häufige Fragen

WEG-Verwaltung in Illertissen und Umgebung anfragen

Wir übernehmen als Hausverwaltung die Aufgaben einer WEG-Verwaltung für Eigentümergemeinschaften in Illertissen und Umgebung. Inhaber Arthur Hartmann ist zertifizierter Verwalter mit IHK-Prüfung. Sie haben einen festen persönlichen Ansprechpartner, erreichbar per Telefon, E-Mail und WhatsApp.