Einladungsfrist zur Eigentümerversammlung: So berechnen Sie sie

Die Einladung zur Eigentümerversammlung muss rechtzeitig vor dem Termin zugehen, wobei die Frist im Gesetz geregelt ist und die Gemeinschaftsordnung abweichende Regeln enthalten kann. Maßgeblich ist der Zugang beim letzten Eigentümer, nicht der Versand. Dieser Beitrag zeigt, wie die Einladungsfrist für die Eigentümerversammlung berechnet wird, worauf Sie bei Form und Zustellung achten und welche Folgen ein Fehler hat.

Wie lange vor der Eigentümerversammlung muss die Einladung vorliegen?

Das Wohnungseigentumsgesetz sieht eine Mindestfrist für die Einladung vor. Wer früher einlädt, handelt unproblematisch, wer später einlädt, riskiert Ärger.

Wichtig ist der Blick in die Teilungserklärung und die Gemeinschaftsordnung. Dort kann eine andere Frist stehen, laut Haufe sind kürzere, vor allem aber längere Fristen möglich. Dann gilt die vereinbarte Frist.

Prüfen Sie immer, was in Ihrer Gemeinschaftsordnung zur Einberufungsfrist steht, und lassen Sie das im Einzelfall prüfen.

Wann beginnt die Frist: beim Versand oder beim Zugang?

Die Frist beginnt nicht mit dem Versand, sondern mit dem Zugang der Einladung. Es zählt der Zugang beim letzten Eigentümer. Wer also an einzelne Eigentümer früher zustellt, gewinnt nichts.

Bei einer E-Mail liegt der Zugang meist unmittelbar vor, sobald sie im Postfach des Eigentümers abrufbar ist. Beim Brief müssen Sie die Postlaufzeit einrechnen und sollten einen Puffer lassen.

Der Tag des Zugangs zählt nicht mit; die Frist beginnt am Folgetag. Die Versammlung darf frühestens am Tag nach Fristablauf stattfinden.

Wie berechnen Sie die Einladungsfrist für die Eigentümerversammlung?

Die Einladungsfrist für die Eigentümerversammlung rechnen Sie ab dem Tag nach dem Zugang. Ein Beispiel aus dem Ratgeber von MIV:

Fällt das Fristende auf einen Samstag, Sonntag oder staatlichen Feiertag, verschiebt es sich nach § 193 BGB auf den nächsten Werktag. Die Versammlung rückt dann entsprechend nach hinten.

Typischer Fehler: Man zählt drei Wochen ab dem Versandtag oder ab dem Versammlungstag rückwärts, ohne den Zugang zu beachten.

Welche Form muss die Einladung haben?

Die Einladung muss in Textform erfolgen. Textform nach § 126b BGB bedeutet eine lesbare Erklärung unter Nennung des Erklärenden auf einem dauerhaften Datenträger, eine Unterschrift ist nicht nötig. Brief und E-Mail genügen daher grundsätzlich.

Verlangt die Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung dagegen Schriftform nach § 126 BGB, reicht Textform nicht aus. Auch hier lohnt der Blick in die Unterlagen der Gemeinschaft.

Die Einladung sollte Ort, Datum, Uhrzeit und die Tagesordnung nennen, damit jeder Eigentümer sich vorbereiten kann.

Wie dokumentieren Sie Fristbeginn und Zugang rechtssicher?

Wer die Einladungsfrist der Eigentümerversammlung später belegen muss, braucht einen Nachweis für den Zugang. Ohne ihn lässt sich bei einer Anfechtung kaum zeigen, dass die Frist gewahrt war.

Diese Punkte helfen in der Praxis:

• Versanddatum und Versandweg je Eigentümer in einer Liste festhalten.
• Bei E-Mail die Sendebestätigung und die Adresse aufbewahren, an die gesendet wurde.
• Beim Brief ausreichend Puffer für die Postlaufzeit einplanen.
• Den spätesten Zugang ermitteln und davon die Fristberechnung ableiten.
• Den Termin so legen, dass auch bei einem Wochenende am Fristende genug Luft bleibt.

Gerade das Fristende am Wochenende wird oft übersehen: Es verschiebt sich auf den nächsten Werktag, die Versammlung rückt also nach hinten. Planen Sie deshalb lieber einige Tage mehr ein, als den frühestmöglichen Tag auszureizen.

Bei einer verwalteten Gemeinschaft kann die Verwaltung diese Dokumentation übernehmen. Mehr zu den Aufgaben lesen Sie in unserem Überblick zur WEG-Verwaltung.

Welche Folgen hat es, wenn die Frist nicht eingehalten wird?

Wird die Einberufungsfrist unterschritten, sind die auf der Versammlung gefassten Beschlüsse grundsätzlich anfechtbar, aber nicht nichtig. Etwas anderes gilt, wenn ein Fall besonderer Dringlichkeit vorlag.

Anfechtbar bedeutet: Die Beschlüsse gelten zunächst, können aber auf Klage eines Eigentümers vom Gericht für ungültig erklärt werden. Das kostet Zeit und Geld und kann geplante Maßnahmen verzögern, etwa eine Sanierung oder die Wahl eines Verwalters.

Wer sicher gehen will, lädt deshalb großzügig ein und prüft vorab, ob die Gemeinschaftsordnung eine längere Frist vorsieht. Bei Unsicherheit lassen Sie den Fall von der Verwaltung oder einem Rechtsanwalt prüfen.

Kann die Einladungsfrist verkürzt werden?

In besonders dringenden Fällen kann die Frist kürzer sein. Was dringlich ist, hängt vom Einzelfall ab und lässt sich nicht pauschal beantworten.

Typisch sind Situationen, in denen ein Beschluss nicht bis zum regulären Termin warten kann, etwa bei einem akuten Schaden am Gebäude. Verlassen Sie sich nicht auf eine bloße Eilbedürftigkeit, sondern halten Sie die Gründe schriftlich fest.

Prüfen Sie vor einer verkürzten Einladung, ob die Gemeinschaftsordnung eine längere Frist vorschreibt.

Fristgerecht einladen: Unterstützung aus Illertissen

Wer als Eigentümergemeinschaft sicher gehen will, dass die Einladungsfrist für die Eigentümerversammlung stimmt, kann die Organisation der Verwaltung überlassen. Wir verwalten Wohnungseigentümergemeinschaften in Illertissen und Umgebung und haben einen festen persönlichen Ansprechpartner für Sie.