Ablauf einer Eigentümerversammlung als PDF: Schritte und Checkliste

Eine Eigentümerversammlung läuft in festen Schritten ab: Einladung, Eröffnung mit Feststellung der Beschlussfähigkeit, Behandlung der Tagesordnung samt Abstimmung und zum Schluss das Protokoll. Wer den Ablauf der Eigentümerversammlung als PDF zum Ausdrucken sucht, findet hier die Reihenfolge Schritt für Schritt, dazu eine Checkliste für Eigentümer.

Wie läuft eine Eigentümerversammlung ab? Der Überblick

Der Ablauf folgt immer derselben Linie: einladen, eröffnen, Anwesenheit und Vollmachten prüfen, Tagesordnungspunkte der Reihe nach beraten und abstimmen, Ergebnisse verkünden, protokollieren. Wer diese Reihenfolge kennt, verliert in der Sitzung nicht den Faden.

Eine Eigentümerversammlung als PDF-Vorlage zum Mitlesen ist dafür ein guter Leitfaden. Sie ersetzt aber nicht die Gemeinschaftsordnung Ihrer Anlage, denn dort können abweichende Regeln stehen, etwa zu Vollmachten oder zum Vorsitz.

Einberufen wird die Versammlung üblicherweise vom Verwalter. Wie die einzelnen Punkte einer Sitzung aufgebaut sind, zeigt auch der Beitrag Eigentümerversammlung: So läuft sie in der WEG ab.

Wie wird eine Eigentümerversammlung vorbereitet und einberufen?

Die Einladung erfolgt in Textform, also zum Beispiel per Brief oder E-Mail, und muss die Tagesordnung enthalten. Der Verwalter muss die Eigentümerversammlung mindestens einmal im Jahr einberufen.

Damit die Eigentümer sich informieren können, gehören Unterlagen zu den einzelnen Punkten dazu: Angebote für Reparaturen, der Entwurf von Wirtschaftsplan oder Abrechnung, Verträge. Fehlen sie, fällt die Meinungsbildung schwer und die Beschlüsse sind angreifbar.

Wie die Einladungsfrist gerechnet wird, erklärt der Beitrag Einladungsfrist zur Eigentümerversammlung richtig berechnen. Wie die Tagesordnung aufgebaut sein sollte, steht im Beitrag Wie muss die Tagesordnung einer Eigentümerversammlung aufgebaut sein?.

Wie wird die Beschlussfähigkeit festgestellt?

Zu Beginn eröffnet der Versammlungsleiter die Sitzung, begrüßt die Anwesenden und stellt fest, dass ordnungsgemäß eingeladen wurde. Danach prüft er, wer anwesend oder vertreten ist.

Dafür dient die Anwesenheitsliste. Wer sich vertreten lässt, braucht eine Vollmacht in Textform. Sinnvoll ist, dass sie den Namen des Vertreters, die Wohnung und den Umfang der Vollmacht nennt, etwa für alle Punkte oder nur für bestimmte. Unterschrift und Datum gehören ebenfalls dazu.

Seit der WEG-Reform ist jede ordnungsgemäß einberufene Versammlung beschlussfähig. Früher war eine Mindestzahl an Miteigentumsanteilen nötig, heute entscheidet allein die Einberufung. Die Anwesenheitsliste bleibt trotzdem wichtig, weil sie später das Stimmverhältnis belegt.

Wie werden Tagesordnungspunkte behandelt und abgestimmt?

Der Versammlungsleiter ruft die Punkte in der Reihenfolge der Einladung auf. Zu jedem Punkt gibt es eine kurze Erläuterung, Gelegenheit zu Fragen und dann einen klar formulierten Antrag.

Typische Punkte sind die Jahresabrechnung, der Wirtschaftsplan, die Entlastung des Verwalters, Instandhaltungsmaßnahmen wie eine Dachreparatur und die Wahl des Verwaltungsbeirats. Welches Stimmgewicht gilt, richtet sich nach Gesetz und Gemeinschaftsordnung, zum Beispiel nach Köpfen oder nach Miteigentumsanteilen. Prüfen Sie das vorab in Ihren Unterlagen.

Wichtig: Ein Beschluss entsteht erst, wenn der Versammlungsleiter das Ergebnis feststellt und bekannt gibt. Wer ein Ergebnis anders versteht, sollte direkt widersprechen, solange die Sitzung läuft.

Wer leitet die Versammlung, und welche Rolle hat der Verwalter?

In der Regel führt der Verwalter den Vorsitz. Die Eigentümer können aber beschließen, dass eine andere Person die Versammlung leitet, etwa ein Mitglied des Beirats.

Der Versammlungsleiter achtet auf die Reihenfolge der Punkte, erteilt das Wort, formuliert die Anträge, lässt abstimmen und gibt die Ergebnisse bekannt. Er sollte neutral bleiben, auch wenn ein Punkt ihn selbst betrifft, etwa seine Entlastung.

Welche weiteren Pflichten er hat, zeigt der Überblick Welche Aufgaben hat eine WEG-Verwaltung?.

Was gehört ins Protokoll, und wie lange darf es dauern?

Mindestens gehören die gefassten Beschlüsse hinein. In der Praxis stehen außerdem Ort, Datum, Versammlungsleiter, Anwesende, Wortlaut der Anträge, Abstimmungsergebnis und Unterschriften im Protokoll.

Der Verwalter hat das Protokoll spätestens bis zum Ende der dritten Woche nach der Versammlung zu erstellen, zu unterzeichnen und einem Wohnungseigentümer zur Unterschrift vorzulegen. Ist im Verwaltervertrag oder in der Gemeinschaftsordnung eine Versendepflicht vereinbart, muss er es innerhalb dieser Frist an die Eigentümer schicken.

Die Beschlüsse werden außerdem in die Beschlusssammlung aufgenommen. Wer einen Beschluss anfechten will, muss die Klage innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erheben und innerhalb von zwei Monaten nach der Beschlussfassung begründen. Lassen Sie sich dazu im Einzelfall von einem Rechtsanwalt beraten.

Checkliste zur Eigentümerversammlung als PDF: So bereiten Sie sich vor

Mit einer kurzen Vorbereitung nutzen Sie Ihre Rechte in der Versammlung deutlich besser. Die Checkliste lässt sich als PDF speichern oder ausdrucken und in der Eigentümerversammlung zum Abhaken nutzen:

• Einladung und Unterlagen vollständig lesen, Fragen zu Zahlen notieren.
• Prüfen, ob jeder Punkt der Tagesordnung klar benannt ist.
• Eigene Anträge rechtzeitig beim Verwalter einreichen, damit sie auf die Tagesordnung kommen.
• Bei Verhinderung eine Vollmacht in Textform ausstellen.
• Das Stimmrecht nach Gemeinschaftsordnung klären.
• Während der Sitzung mitschreiben und Ergebnisse kontrollieren.

Häufige Fehler sind eine unvollständige Einladung, Beschlüsse zu Punkten, die nicht auf der Tagesordnung standen, und ein unklar festgestelltes Abstimmungsergebnis. Solche Mängel können einen Beschluss anfechtbar machen. Ob das im Einzelfall so ist, klärt ein Rechtsanwalt.

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